Sommaire

Authentification

Pictogramme des Organismes agréésOrganismes agréés

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Authentification : accéder à votre espace

S'inscrire à PLATON

S'authentifier

Sur la page de connexion, dans la rubrique « Accéder à mon espace », saisissez votre identifiant et votre mot de passe.

A la première connexion, vous devez :

Attention : lorsque vous vous êtes déjà connecté et que vous avez personnalisé votre mot de passe, c'est votre mot de passe personnalisé que vous devez saisir.

Identifiant / mot de passe oublié

  1. Dans la rubrique « Accéder à mon espace », de la page d'authentification, cliquer sur le lien « Vous avez oublié votre identifiant et/ou votre mot de passe ».
  2. Saisir votre courriel.
  3. Vous recevrez vos nouveaux codes d'accès par courriel.
  4. Vous personnaliserez votre nouveau mot de passe en vous connectant à PLATON.
    Ce mot de passe doit être composé d'au moins six caractères alphanumériques.

Attention : c'est ce nouveau mot de passe personnalisé que vous devrez désormais utiliser.

Compte inactif

Si, après avoir saisi votre identifiant et votre mot de passe, le message « Compte inactif » s'affiche, c'est que votre compte a été inactivé.
Trois cas sont possibles :

  1. La BnF a inactivé l'ensemble des comptes de votre structure, principal et secondaires.
    Ce cas se produit si l'agrément d'un organisme est arrivé à échéance, ou si une maison d'édition est en cessation d'activité, par exemple.
    Toutes les demandes en cours sont alors automatiquement annulées.
  2. La BnF a inactivé le compte principal.
    Ce cas se produit si, par exemple, une anomalie a été détectée sur le compte.
  3. Le compte principal a inactivé un ou plusieurs comptes secondaires.
    Le compte principal administrateur a en effet la responsabilité d'inactiver immédiatement un compte secondaire s'il détecte un problème de sécurité le concernant et d'alerter le centre Exception handicap.
    Lorsqu'une personne est en congés pour une longue période, son compte doit aussi être inactivé.

Aide en ligne pour les organismes agréés

Paramétrer votre compte

Description du fonctionnement des comptes sur PLATON

Un compte

Un compte est un accès un PLATON.

Chaque compte est responsable de la confidentialité de l'identifiant et du mot de passe et de toutes interventions et actions qui pourront être faites sous son identifiant et/ou avec son mot de passe.
Il s'engage à informer immédiatement la BnF de toute utilisation non autorisée de son identifiant et/ou de son mot de passe, et/ou de toute atteinte à la sécurité.
Il doit changer régulièrement son mot de passe et s'assurer qu'à l'issue de chaque session il s'est bien déconnecté.

Il existe deux types de comptes : principal et secondaire.

Le compte principal

Il s’agit de la personne responsable de l’utilisation du compte PLATON pour le compte de l’organisme agréé. Il administre le compte. La BnF lui communique ses codes d’accès à la plateforme PLATON par courrier et courriel, après parution de l'agrément au Journal Officiel.
Ses coordonnées sont modifiables par la BnF sur demande.
Il a la responsabilité de :

  1. s'assurer que l'utilisation de PLATON s'effectue dans le respect de la législation en vigueur ;
  2. coordonner l'utilisation de PLATON par les différents comptes secondaires de l'organisme agréé ;
  3. gérer les comptes secondaires : ouvrir, inactiver, inactiver (en cas de longs congés) supprimer (en cas de départ) les comptes suppléants ;
  4. paramétrer les destinataires des courriels.

Les comptes secondaires

Il s’agit de personnes qui assistent le compte principal de PLATON. Il peut s’agir de responsables techniques transcripteurs. C'est le compte principal qui administre les comptes secondaires, après avoir indiqué à la BnF le nombre de comptes suppléants dont il a besoin.

Le compte secondaire reçoit automatiquement par courriel ses codes d'accès lorsqu'il est inscrit par le compte principal.

Les destinataires des courriels

Les destinataires des courriels reçoivent les courriels relatifs aux demandes adressés par la BnF (notification de document à télécharger, etc.).

Les courriels secondaires peuvent être paramétrés « en action » (aa) ou « en copie » (cc).

C'est le compte principal qui a la responsabilité de paramétrer les destinataires des courriels et de s'assurer ainsi de la bonne réception des courriels envoyés par la BnF.

S'inscrire à PLATON

  • Si vous êtes le compte principal :

    La BnF peut vous ouvrir un accès à PLATON après parution de votre agrément au Journal Officiel.
    Le formulaire d'inscription Cerfa est à envoyer au centre Exception handicap.

    Vos codes personnels d'accès, identifiant et mot de passe, vous sont envoyés par courrier recommandé et courriel par la BnF.

  • Si vous êtes un compte secondaire :

    Votre compte (inscription, modification, inactivation, suppression le cas échéant) est administré par le compte principal.
    Vos codes personnels d'accès, identifiant et mot de passe, vous sont envoyés par courriel automatiquement lors de la création de votre compte par le compte principal.

Chaque compte est responsable de la confidentialité de l'identifiant et du mot de passe et de toutes interventions et actions qui pourront être faites sous son identifiant et/ou avec son mot de passe.
Il s'engage à informer immédiatement la BnF de toute utilisation non autorisée de son identifiant et/ou de son mot de passe, et/ou de toute atteinte à la sécurité.
Il doit changer régulièrement son mot de passe et s'assurer qu'à l'issue de chaque session il s'est bien déconnecté.

Modifier les données personnelles

  • Changer régulièrement votre mot de passe, conformément aux « Recommandations d'utilisation » de la plateforme :
    1. Cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
    2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
    3. Dans la rubrique « Compte », cliquer sur le lien « Changer mon mot de passe »,.
      Vous accédez alors à la page de changement de mot de passe.
  • Mettre à jour les informations concernant votre compte, votre fonction et/ou votre courriel, si vous êtes le compte principal :
    1. Cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
    2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
    3. Dans la rubrique « Compte principal : responsable du dossier Exception handicap », modifier les champs « Fonction », « Téléphone » et/ou « Courriel ».
    4. Dans la rubrique « Destinataires des courriels », mettre à jour les adresses électroniques.

    Pour toute autre modification, veuillez contacter le centre Exception handicap de la BnF.

  • Si vous êtes un compte secondaire, les modifications sont saisies par le compte principal.

Gérer les comptes secondaires

C'est le compte principal qui administre les comptes secondaires.
Le compte principal inscrit par la BnF a la responsabilité de créer, d'administrer tous les comptes utilisateurs secondaires, de les inactiver en cas de longs congés, de les supprimer en cas de départ.

Créer un compte secondaire

  1. Cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
  2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
  3. Dans la rubrique « Comptes secondaires », cliquer sur le bouton « Créer un nouveau compte secondaire ».
    Le bouton « Creér un nouveau compte secondaire » est gris lorsque le nombre maximum de compte(s) secondaire(s) demandé(s) dans le formulaire d'inscription est atteint.
    Pour demander la possibilité d'ouvrir plus de comptes secondaires, le compte principal contacte le centre Exception handicap.

Supprimer un compte secondaire

  1. Cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
  2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
  3. Aller à la rubrique « Comptes secondaires ».
  4. Dans la colonne « Action » du tableau synthétique intitulé « Liste des comptes secondaires », cliquer le pictogramme Supprimer.

Modifier un compte secondaire

  1. Cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
  2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
  3. Aller à la rubrique « Comptes secondaires ».
  4. Dans la colonne « Action » du tableau synthétique intitulé« Liste des comptes secondaires », cliquer le pictogramme Modifier.

    Vous accédez à la page de « Détail d'un compte secondaire ».

    Vous pouvez :

    • Mettre à jour la fonction et le numéro de téléphone du compte secondaire.
    • Activer ou désactiver ce compte secondaire : vous lui permettez d'accéder à PLATON ou lui en refusez l'accès temporairement.

Pour toute autre modification, veuillez contacter le centre Exception handicap de la BnF.

En cas de problème de sécurité concernant un compte secondaire, le compte principal a la responsabilité de désactiver immédiatement ce compte afin de lui fermer l'accès à PLATON.

Gérer les destinataires des courriels

Connaître les objets des courriels

Paramétrer les destinataires des courriels

  • Le courriel principal
    Le courriel principal est saisi par la BnF : par défaut, il est celui du responsable du dossier Exception handicap, c'est-à-dire le compte principal administrateur ; il peut être modifié par la BnF sur demande.

  • Deux courriels secondaires
    Les deux courriels secondaires sont paramétrables par le compte principal.

    1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
    2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
    3. Aller à la rubrique « Destinataires des courriels ».
    4. Deux champs intitulés « Courriel secondaire » sont en mode édition : saisir le(s) courriel(s).

Paramétrer les destinataires « en action » ou « en copie »

Les courriels secondaires peuvent être paramétrés « en action » ou « en copie » par le compte principal :

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
  2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
  3. Aller à la rubrique « Destinataires des courriels ».
  4. Pour chaque « Courriel secondaire » choisir le « type » : soit « en action », soit « en copie ».

Pour agir

Se tenir informé : les courriels

Paramétrer les destinataires des courriels

Connaître les objets des courriels

Les objets des courriels automatiques sont les suivants :

  • « Notification : votre demande ne peut être traitée » : votre demande ne peut aboutir, par exemple en raison de la date de dépôt légal du document.
    Votre demande passe à l'état « Non valide ».
    Le courriel contient un lien vers le « Détail de la demande » précisant le motif de non validité.

  • « Notification : refus de votre demande par l'éditeur » (en cours d'implémentation).
    Votre demande passe à l'état « Refusé ».
    Le courriel contient un lien vers le « Détail de la demande » précisant le motif de refus saisi par l'éditeur.

  • « Notification : document à télécharger ».
    Votre demande passe à l'état « A télécharger ».
    Le courriel contient un lien vers le « Détail de la demande » vous permettant d'accéder aux informations bibliographiques complètes.
    Vous disposez d'un délai de quinze jours pour télécharger le document. Au-delà, le document est retiré de votre zone de dépôt temporaire et votre demande passe à l'état « Non téléchargé ». Pour avoir accès au document, vous devez le redemander.

  • « Rappel : document à télécharger ».
    Dix jours après la notification de la mise à disposition d'un document demandé, vous recevez le cas échéant un rappel à télécharger le document.
    Le courriel contient un lien vers le « Détail de la demande » vous permettant d'accéder aux informations bibliographiques complètes.
    Vous ne disposez plus que de cinq jours pour effectuer le téléchargement. Au-delà, le document est retiré de votre zone de dépôt temporaire, et votre demande passe à l'état « Non téléchargé ». Pour avoir accès au document, vous devez le redemander..

Utiliser la rubrique « Mes tâches en instance »

Sur la page d'accueil, la rubrique « Mes tâches en instance » permet de suivre l'état de vos demandes et vous rappelle les actions à effectuer grâce aux trois liens suivants :

  • « Demandes en cours ». Ce sont celles :

    • à l'état « En vérification », en cours de traitement par la BnF ;
    • à l'état « Transmis éditeur ».
  • « Documents à télécharger ».
    Ce sont ceux qui ont été livrés par l'éditeur.
    Vous disposez de quinze jours pour télécharger un document à partir de la date de réception du courriel vous informant de sa mise à disposition. Au-delà, vous devez reformuler une demande du document.

  • « Documents en cours d'adaptation ».
    Ce sont ceux que vous avez téléchargés.
    Conformément au dossier d'agrément et aux « Recommandations d'utilisation » de la plateforme signées lors de votre première connexion à PLATON, vous êtes tenu de déclarer l'(ou les) adaptation(s) réalisée(s) dès son (ou leur) achèvement.

Connaître les pictogrammes

Les pictogrammes dans les « Informations bibliographiques »

En cliquant sur le pictogramme Détail, vous accédez au détail du document ou de la demande. Cette page peut présenter les pictogrammes suivants :

Pictogramme Signification
Périodique Périodique

Livre

Livre
Livre scolaire Livre scolaire
Partition musicale Partition musicale
Rechercher dans la liste déroulante entière ou filtrer la liste en ayant préalablement saisi les premières lettres Rechercher dans la liste déroulante entière
ou filtrer la liste en ayant préalablement saisi les premières lettres.
En cliquant à nouveau sur le pictogramme,
vous sortez de la liste déroulante et revenez au champ de saisie en mode édition.
Informations relatives au dépôt légal Informations relatives au dépôt légal

Les pictogrammes d'« Action » dans les tableaux listant vos demandes

Les tableaux listant vos demandes contiennent, dans la colonne « Action », des pictogrammes qui vous permettent d'agir :

Pictogramme Signification
Détail Accéder au détail
(d'une demande, d'un document du catalogue, d'un compte secondaire)
Télécharger Télécharger le document livré par l'éditeur
ou Annuler la demande
Déclarer le document non conforme à votre demande Déclarer un document non conforme à la demande
Déclarer la fin d'adaptation Déclarer la fin d'adaptation d'un document
Modifier Modifier
(un compte secondaire)
supprimer Supprimer
(un compte secondaire, une adaptation)

Demander un document

Etapes préliminaires

Connaître les documents qui peuvent être demandés

L'exception au droit d'auteur en faveur des personnes handicapées concerne les oeuvres imprimées soumises au dépôt légal il y a moins de 10 ans, et postérieures au 4 août 2006.
Par exemple, les fichiers numériques d'une oeuvre soumise au dépôt légal en 2005 ne peuvent être demandés, tandis que ceux d'un document de septembre 2006 peuvent bien faire l'objet d'une demande.
Une demande n'entrant pas dans le cadre légal ne pourra être transmise à l'éditeur par la BnF.

En revanche, lorsque le document a été déposé sur PLATON par l'éditeur, il peut être demandé sans limitation de date à la BnF.
Pour vérifier qu'un document a déjà fait l'objet d'un dépôt, veuillez consulter le catalogue de PLATON, en cliquant sur l'onglet « Catalogue » du menu.

Comprendre la nomenclature du dépôt légal et trouver le numéro

Le numéro de dépôt légal a la forme : DLE-AAAAMMJJ-XXXXX, où AAAA est l'année, MM le mois, JJ le jour.

Le numéro de dépôt légal se trouve dans le catalogue général de la BnF :

  1. Rechercher le document dans le catalogue général de la BnF.
  2. Cliquer sur le document recherché dans la liste des résultats.
  3. La notice bibliographique contient, à droite, au milieu, une rubrique intitulée « Exemplaire et cote ». Le pictogramme de la « Loupe » est un lien qui permet d'accéder aux précisions sur l'exemplaire, en affichant la page « Zoom Exemplaire et Etat Collection ».
    Cette page contient, parmi les « Informations techniques complémentaires », une sous-section intitulée « Entrée ». Dans cette zone se trouve le numéro de dépôt légal de forme : DLE-AAAAMMJJ-XXXXX.

Si le document ne possède pas encore de numéro de dépôt légal, parce qu'il n'a pas encore été déposé ou parce qu'il n'a pas encore été catalogué par la BnF, un numéro de Dépôt Légal Provisoire (DLP) est attribué au document par le centre Exception handicap lors de votre demande. Il a la forme DLP-aaaammjj-xxxx :
- DLP signifie « numéro de Dépôt Légal Provisoire ».
- aaaammjj correspond à la date de parution du document.
- xxxxx est un numéro aléatoire.

Rechercher l'identifiant du document

Pour identifier précisément un document, rechercher l'un des trois identifiants suivants :

  • EAN 13 : numéro à 13 chiffres se trouvant sous le code-barres du document. Il a la forme : 9782XXXXXXXXX pour les livres.
  • ISBN : même numéro que l'EAN 13 mais avec des tirets entre les chiffres : 978-2-XX-XXXXXX-X.
  • ISMN : identifiant des publications musicales, à la forme nouvelle 979-2-XX-XXXXXX-X et à la forme ancienne M-XX-XXXXX-X.
  • Numéro du fascicule ou du numéro spécial du périodique à demander.

Ces identifiants se trouvent sur le document imprimé, ou en ligne, notamment dans le catalogue général de la BnF et sur les sites commerciaux.

Demander une monographie

Veuiller vérifier préalablement que l'ouvrage n'a pas déjà fait l'objet d'une adaptation similaire, disponible dans le commerce ou auprès d'éditeurs spécialisés.

Demander une monographie non encore déposée sur PLATON via l'onglet « Demander »

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Demander ».
    La page présente trois onglets : « Monographie », « Numéro de presse » et « Abonnement ». Par défaut, l'onglet « Monographie » est affiché.
  2. Choisir le type de document dans la liste déroulante : livre, livre scolaire, partition musicale.
    Ce champ est obligatoire.
  3. Saisir l'un des trois identifiants suivants :
    • EAN : numéro à 13 chiffres (à 10 chiffres avant 2008) se trouvant sous le code-barres du document. Il a la forme : 9782XXXXXXXXX pour les livres.
    • ISBN : même numéro que l'EAN 13 mais avec des tirets entre les chiffres : 978-2-XX-XXXXXX-X.
    • ISMN : identifiant des publications musicales, à la forme nouvelle 979-2-XX-XXXXXX-X et à la forme ancienne M-XX-XXXXX-X.

    ou cliquer sur le lien « Saisir manuellement les informations bibliographiques » si vous ne trouvez aucun des trois identifiants.

  4. Cliquer sur le bouton « Rechercher » dans le catalogue de la BnF.
    Ce bouton vise à récupérer les informations bibliographiques (EAN, ISBN, titre, auteur, etc.) du catalogue général de la BnF ou de demandes antérieures formulées sur PLATON pour vous en éviter la saisie manuelle.

    • Si le document a déjà été demandé, une page « Confirmer la demande » s'affiche.
      Le tableau liste en temps réel toutes les demandes déjà enregistrées sur PLATON.
      La colonne « Action », vous permet de consulter :

      • le détail de la demande, s'il s'agit de la vôtre ;
      • le détail du document, si le document a déjà été déposé par l'éditeur, pour connaître les adaptations en cours et celles qui sont déjà réalisées.
      Cliquer sur « Annuler » la demande ou « Confirmer ».
    • Si le document est référencé dans le catalogue général de la BnF ou s'il a déjà été demandé sur PLATON, vous accédez à la page de « Formulaire de demande » automatiquement remplie.
    • Si le document n'est pas référencé dans le catalogue de la BnF et n'a pas déjà été demandé sur PLATON, vous accédez à la page de « Formulaire de demande » à compléter manuellement.
      Dans ce cas, veuillez remplir au minimum les champs « EAN » (ou ISBN ou ISMN), « Titre » et  Auteur » afin que le document puisse être identifié sans erreur.
      Dans ce cas de saisie manuelle, votre demande est préalablement vérifiée par la BnF avant transmission à l'éditeur (son état est « En vérification »). Son traitement est donc plus long que lors d'une saisie automatique des informations bibliographiques à partir du catalogue de la BnF.

    Le lundi matin, il est fréquent que des opérations de maintenance informatique du système d'information de la BnF rendent indisponible le catalogue de la BnF. Les informations bibliographiques ne sont alors pas complétées automatiquement. Dans ce cas, veuillez formuler vos demandes ultérieurement, afin que vos demandes puissent être traitées automatiquement.

    Le champ « commentaire », dans la deuxième partie du formulaire de demande, permet d'apporter des précisions supplémentaires.
    Le commentaire saisi s'adresse à la BnF, il n'est pas transmis à l'éditeur.

  5. Vérifier les informations bibliographiques et cliquer sur le bouton « Valider la demande ».

    L'onglet « Mes demandes » permet de suivre l'état d'avancement de votre demande.

Demander une monographie déjà déposée sur PLATON via l'onglet « Catalogue »

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Catalogue ».
    La page présente deux onglets : « Monographie » et « Périodique ». Par défaut, l'onglet « Monographie » est affiché.
  2. Utiliser les critères de recherche pour trouver le document, puis cliquer sur le bouton « Rechercher ».
  3. Dans la « Liste des documents », cliquer sur Détail pour accéder au « Détail du document ».
    Vous pouvez ainsi consulter le format des fichiers sources fournis par l'éditeur, les adaptations en cours, celle réalisées.
  4. Cliquer sur le bouton « Demander le document ».
    Vous accéder alors à la page « Demander la monographie », remplie automatiquement.
  5. Cliquer sur le bouton « Demander ».

    Vous recevrez en quelques minutes un courriel vous notifiant que le document peut être téléchargé.

Demander un numéro de périodique

Veuiller vérifier préalablement que l'ouvrage n'a pas déjà fait l'objet d'une adaptation similaire, disponible dans le commerce ou auprès d'éditeurs spécialisés.

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Demander ».
  2. La page présente trois onglets : « Monographie », « Numéro de presse » et « Abonnement ». Par défaut, l'onglet « Monographie » est affiché.
    Cliquer sur l'onglet « Périodique »
  3. Cliquer sur la loupe du champ « Titre du périodique » pour afficher entièrement la liste déroulante des titres de périodiques déjà enregistrés,
    ou saisissez les premières lettres du titre puis cliquer sur la loupe pour filtrer la liste déroulante des titres de périodiques déjà enregistrés.
    Sélectionner le titre dans la liste déroulante, puis cliquer sur le bouton « Rechercher »

    Si le titre n'a jamais été demandé par un organisme d'adaptation agréé, il n'est pas encore enregistré et n'apparaît pas dans la liste.
    Veuillez dans ce cas contacter le centre Exception handicap pour l'informer de votre demande d'un fascicule d'un titre non encore demandé.

  4. Vous accédez au formulaire de demande d'un fasicule.
    Les fascicules déjà transmis par les éditeurs apparaissent dans la « Liste des fascicules disponibles » et/ou dans la « Liste des numéros spéciaux disponibles » sur PLATON. Ces deux listes se situent en bas de page.
    • Si vous demandez un fascicule déjà transmis par l'éditeur, sélectionnez-le dans le tableau « Liste des fascicules disponibles » ou « Liste des numéros spéciaux disponibles » en cliquant sur le bouton « Demander ce fascicule ».
      La rubrique « Fascicule demandé » est alors automatiquement complétée.
    • Si vous demandez un nouveau fascicule, complétez la rubrique « Fascicule demandé » en indiquant le numéro, en cochant la case « Numéro spécial » le cas échéant, et en apportant des précisions supplémentaires si nécessaire dans le champ « Commentaires ».
  5. Cliquer sur le bouton « Valider la demande ».
  6. Si le document a déjà été demandé, une page « Confirmer la demande » s'affiche.
    Le tableau liste en temps réel toutes les demandes déjà enregistrées sur PLATON.
    La colonne « Action », vous permet de consulter :

    • le détail de la demande, s'il s'agit de la vôtre ;
    • le détail du document, pour connaître les numéros en cours d'adaptation et ceux déjà adaptés.
    Cliquer sur « Annuler » la demande ou « Confirmer ».

    L'onglet « Mes demandes » permet de suivre l'état d'avancement de votre demande.

Demander un abonnement à un titre de presse

Le mode abonnement est disponible pour les titres que la BnF peut recevoir des plateformes du CFC et de EDD.
Ce mode a été développé à la demande des représentants des éditeurs et des représentants des personnes handicapées. Il permet à l'éditeur de mandater une plateforme de contenus de presse qui se substitue à lui dans la mise en oeuvre de son dépôt ; il permet aux organismes agréés d'obtenir les numéros le jour de parution et en XML.
Deux sociétés gérant une plateforme de contenus de presse ont signé un contrat avec la BnF : CFC et de EDD. Il est donc possible de souscrire un abonnement aux titres gérés par le CFC et de EDD. La liste ce ces titres est communiquée par le BnF.

Veuiller vérifier préalablement à votre demande d'abonnement que le périodique n'a pas déjà fait l'objet d'une adaptation similaire, disponible dans le commerce ou auprès d'éditeurs spécialisés.

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Demander ».
  2. La page présente trois onglets : « Monographie », « Numéro de presse » et « Abonnement ». Par défaut, l'onglet « Monographie » est affiché.
    Cliquer sur l'onglet « Abonnement »
  3. Utiliser le formulaire de recherche pour trouver le titre à demander en mode abonnement.
    La liste des résulats s'affiche dans le tableau « Liste des titres de périodiques ».
  4. Cliquer sur Demander un abonnement à ce titre ou Demander un réabonnement à ce titre dans la colonne « Action » du tableau « Liste des titres de périodiques ».

    Si le titre n'a jamais été demandé par un organisme d'adaptation agréé, il n'est pas encore enregistré et n'apparaît pas dans la liste.
    Veuillez dans ce cas contacter le centre Exception handicap pour l'informer de votre demande d'un abonnement non encore demandé.

  5. Sur la page « Formulaire de demande », déclarer les adaptations du titre :
    1. Sélectionner le « Type d'adaptation » dans la liste déroulante.
    2. Cliquer sur « Ajouter à la liste » des adaptations.
    3. Répéter pour chaque adaptation qui sera réalisée.
  6. S'il s'agit d'un réabonnement, indiquer le « Motif de reprise de l'abonnement ».
  7. Cliquer sur « Demander l'abonnement ».

    Vous recevrez sur votre compte FTP tous les fascicules à partir de la date de souscription de votre abonnement

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Télécharger un document

Télécharger via PLATON

Vous êtes averti par courriel lorsqu'un document demandé a été déposé par l'éditeur.
Le courriel contient un lien vers PLATON qui, après authentification, vous permet d'accéder directement à la page de téléchargement du document.

Vous disposez d'un délai de quinze jours pour télécharger le document dans votre espace de dépôt temporaire. Au-delà, votre demande passe à l'état « Non téléchargé » ; si vous avez besoin du document ultérieurement, vous pourrez reformuler une demande.
Le cas échéant, un rappel automatique vous est envoyé dix jours après le premier courriel vous notifiant la mise à disposition du document dans votre espace de dépôt temporaire.

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Télécharger » ou, sur la page d'accueil, cliquer sur le lien « Documents à télécharger ».
    Vous accédez à la « Liste des documents » à télécharger, sous forme de tableau, précédé d'un formulaire de recherche.
  2. Dans la colonne « Action », cliquer sur le pictogramme Télécharger.
    Vous arrivez à la page de « Détail du téléchargement » .
  3. Télécharger le document.
    Vous pouvez effectuer le téléchargement du document de deux façons :
    • La rubrique « Fichier compressé contenant l'ensemble des fichiers livrés » contient un lien qui vous permet :
      • de connaître le poids et le format du document numérique :
      • de télécharger le document entier. Le poids du fichier compressé est indiqué entre parenthèses.
    • La rubrique « Liste des fichiers livrés » vous permet de télécharger le document fichier par fichier.
      Elle contient un tableau recensant tous les fichiers transmis par l'éditeur et présente, pour chaque fichier, son nom, sa taille et son format.
  4. Deux cas sont possibles :
    • Cliquer sur le bouton « Annuler la demande »,.
      Ce cas peut se produire, par exemple, si le format des fichiers transmis par l'éditeur est inapproprié aux capacités d'adaptation de votre organisme.
    • Cocher la case obligatoire de déclaration du bon téléchargement du document numérique et cliquer sur le bouton « Confirmer le téléchargement ».
      Vérifiez que vous avez bien téléchargé tous les fichiers avant d'en confirmer la bonne réception : une fois cette confirmation effectuée, le document numérique est retiré de votre espace de dépôt temporaire.

    Une fois le document téléchargé, votre demande passe à l'état « En cours d'adaptation ».

    Il est à noter que les périodiques auxquels vous êtes abonnés ne peuvent être téléchargés sur PLATON mais uniquement sur votre compte FTP.

Télécharger via un compte FTP

  1. Ouverture d'un compte FTP crypté
    Veuillez contacter le centre Exception handicap afin qu'un compte sFTP (crypté) vous soit ouvert.
    C'est le compte principal qui reçoit les codes d'accès par courriel. Il a la responsabilité de les transmettre à ses collaborateurs le cas échéant et d'en assurer la confidentialité.

    Une fois le compte FTP enregistré, le fonctionnement est le suivant :

  2. Lorsqu'un document a été déposé par l'éditeur, un répertoire est créé sur le compte FTP.
    Le nom du répertoire a la forme :

    • pour les livres : « [EAN] [20 premières lettres du titre] » ;
    • pour les numéros de périodiques demandés à l'unité : « [Titre du périodique]_[Numéro du fascicule] »
      (suivi de la mention « NS » pour « Numéro spécial » le cas échéant) ;
    • pour les abonnements à des titres de périoques : « [Titre du périodique] ».
      Ce répertoire contient les numéros sous forme de fichiers compressés.
      Les périodiques auxquels vous êtes abonnés ne peuvent être téléchargés sur PLATON mais uniquement sur votre compte FTP.
  3. Glisser / déposer le répertoire dans votre espace de stockage sécurisé.
  4. Supprimer le répertoire.
    Votre demande passe alors à « En cours d'adaptation ».

Si vous ne supprimez pas le répertoire, le document est détruit automatiquement de votre FTP dans un délai de 15 jours. Votre demande passe alors à l'état « Non téléchargé », et il n'est plus possible de déclarer la fin de l'adaptation.

Si vous confirmez le bon téléchargement sur PLATON, le répertoire du document correspondant sur votre FTP est détruit.

Annuler une demande

Annuler une demande, c'est renoncer à adapter le document transmis par l'éditeur, par exemple parce que son poids ou son format est inapproprié aux capacités de traitement de votre organisme.
Cette démarche est distincte d'une déclaration de non-conformité d'un document. En effet, déclarer qu'un document n'est pas conforme à votre demande (parce que les fichiers ne correspondent pas au document demandé, ou parce qu'ils sont incomplets, par exemple), c'est demander un nouveau dépôt de l'éditeur, grâce au menu « Déclarer ».

Deux types de cas peuvent se produire :

Annuler une demande au moment de son téléchargement

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Télécharger » ou, sur la page d'accueil, cliquer sur le lien « Documents à télécharger ».
    Vous accéder à la « Liste des documents » à télécharger, sous forme de tableau, précédé d'un formulaire de recherche.
  2. Dans la colonne « Action », cliquer sur le pictogramme Télécharger.
    Vous arrivez à la page de « Détail du téléchargement ».
  3. Cliquer sur le bouton « Annuler » si les fichiers transmis par l'éditeur sont inappropriées aux capacités de traitement de votre organisme.

Annuler une demande dans tous les autres cas

A tout moment, si votre organisme doit renoncer à adapter un fichier numérique, veuillez prévenir le centre Exception handicap pour que votre demande soit annulée.

La demande passe à l'état « Annulé ».

Conformément à la loi n°2011-901 du 28 juillet 2011, les fichiers sources sont détruits par l'organisme agréé une fois l'adaptation réalisée.

Déclarer un document numérique téléchargé non conforme

Une erreur de dépôt peut survenir : l'éditeur peut avoir déposé un autre ouvrage que celui que vous avez demandé, ou un document incomplet. Dans ce cas, vous pouvez relancer votre demande auprès de l'éditeur, c'est-à-dire déclarer que le document reçu n'est pas conforme à votre demande.

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Déclarer » ou, sur la page d'accueil, cliquer sur le lien « Documents en cours d'adaptation ».
    Vous accéder à la « Liste des documents » téléchargés en cours d'adaptation, sous forme de tableau, précédé d'un formulaire de recherche.
  2. Dans la colonne « Action », cliquer sur le pictogramme Déclarer le document non conforme à votre demande.
    Vous arrivez à la page intitulée « Relancer la demande ».
  3. Saisir très précisément le « Motif de non-conformité ».
  4. Cliquer sur le bouton « Valider ».

Votre demande passe à l'état « Non conforme - A confirmer ».
La BnF analyse le motif de non-conformité que vous avez saisi.

  • Si la BnF retransmet votre demande à l'éditeur, votre demande passe à l'état « Transmis éditeur ».
  • Si la BnF ne retransmet pas votre demande, parce que le document déposé est bien conforme à celui demandé, votre demande repasse à l'état « En cours d'adaptation ».

Déclarer la fin d'adaptation

Conformément aux recommandations de la commission Exception handicap signées lors de votre demande d'agrément et aux « Recommandations d'utilisation » de la plateforme signées lors de votre première connexion à PLATON, vous êtes tenu de déclarer l'(ou les) adaptation(s) réalisée(s) dès son (ou leur) achèvement.

Les documents demandés à l'unité (livres et fascicules de périodiques)

Déclaration initiale de l'adaptation d'un livre

Pour accéder au formulaire de « Détail de l'adaptation » :

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Déclarer » ou, sur la page d'accueil, cliquer sur le lien « Documents en cours d'adaptation ».
    Vous accédez à la « Liste des documents » en cours d'adaptation, sous forme de tableau, précédé d'un formulaire de recherche.
  2. Dans la colonne « Action », cliquer sur le pictogramme Déclarer la fin d'adaptation.
    Vous accédez à la page de « Détail de l'adaptation ».
  3. Choisir dans la liste déroulante le « type d'adaptation » réalisée.
    Si un type d'adaptation n'est pas proposé dans la liste, veuillez contacter le centre Exception handicap pour qu'il soit ajouté.
  4. Saisir le « nombre d'exemplaires » adaptés.
  5. Cocher la case « Adaptation partielle » si le document n'a pas été entièrement adapté.
  6. Dans ce cas d'une adaptation partielle du document, indiquer précisément les parties adaptées ou les parties non adaptées dans le champ de texte libre.
    Cette précision est importante : affichée dans le catalogue, elle permet d'une part de mutualiser les travaux d'adaptation entre les organismes d'adaptation, d'autre part d'expliquer plusieurs demandes du même document le cas échéant.
    Dans le cas de l'adaptation intégrale du document, laisser le champ vide.
  7. Cliquer sur le bouton « Ajouter ».
  8. Répéter les étapes 3 à 7 si plusieurs adaptations ont été réalisées.

    Dans le formulaire de « Détail de l'adaptation », les adaptations déclarées s'affichent dans le tableau intitulé « Liste des adaptations ».
    En cas d'erreur, pour supprimer une adaptation déclarée : dans la colonne « Action » du tableau, cliquer sur le pictogramme Supprimer.

    Veuillez indiquer toutes les adaptations réalisées avant de « Valider ».

  9. Cocher la case obligatoire : « Je reconnais que, pour des raisons de sécurité, les fichiers sources des éditeurs doivent être détruits dès l'adaptation achevée, et que, pour favoriser la mutualisation de l'édition adaptée, les adaptations réalisées doivent être déclarées dans la BDEA ».

  10. Cliquer sur le bouton « Valider ».

Votre demande est ainsi close : elle passe à l'état « Adapté ».

Conformément à la loi n°2011-901 du 28 juillet 2011, les fichiers sources sont détruits par l'organisme agréé.

Ajout d'une nouvelle adaptation

Vous pouvez mettre à jour les adaptations réalisées.
Pour accéder au formulaire de « Détail de l'adaptation » :

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Mes demandes ».
    Vous accédez à la « Liste des demandes », sous forme de tableau, précédé d'un formulaire de recherche.
  2. Dans la colonne « Action » du tableau « Liste des demandes », cliquer sur Déclarer la fin d'adaptation.
  3. Procéder aux mêmes étapes que lors de la déclaration initiale.

Les abonnements de périodiques

Déclaration initiale de l'adaptation d'un titre demandé en mode abonnement

La déclaration de l'adaptation d'un titre s'effectue lors de la demande d'abonnement ou de ré-abonnement.

Modification de l'adaptation d'un titre demandé en mode abonnement

Veuillez mettre à jour les adaptations que vous réalisées, en ajoutant les nouvelles et en supprimant celles qui ne sont plus effectuées.

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Mes abonnements ».
    Vous accédez à la « Liste des abonnements », sous forme de tableau, précédé d'un formulaire de recherche.
  2. Dans la colonne « Action » du tableau « Liste des abonnements », cliquer sur Modifier l'adaptation.
  3. Procéder aux mêmes étapes que lors de la déclaration initiale.

Suspendre un abonnement de périodique

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Mes abonnements ».
    Vous accédez à la « Liste des abonnements », sous forme de tableau, précédé d'un formulaire de recherche.
  2. Dans la colonne « Action » du tableau « Liste des abonnements », cliquer sur Suspendre l'abonnement.
  3. Saisir le « Motif de suspension », puis cliquer sur le bouton « Suspendre l'abonnement ».

Suivre vos demandes

Onglet « Mes demandes »

L'onglet « Mes demandes » :

  • contient, sous forme de tableau, la liste de toutes les demandes que vous avez effectuées ;
  • permet d'effectuer une recherche sur l'ensemble de vos demandes.

Pour rechercher une demande :

  • Utiliser le formulaire de recherche qui précède le tableau listant vos demandes.
    Cliquer sur « Ouvrir » ou « Fermer » pour déplier ou masquer le formulaire de recherche.
    Vous pouvez notamment rechercher parmi vos demandes par état.
    Si vous recherchez par « Date », veuillez saisir la date dans le format : jour / mois / année.
  • Cliquer sur les flèches de tri présentes sur les colonnes du tableau.

Connaître le « Détail d'une demande »

Cliquer sur le pictogramme Détail dans la colonne « Action » du tableau « Liste des demandes ».
Vous accédez à la page de « Détail de la demande ».

Cette page de « Détail de la demande » est constituée de trois rubriques :

  • « La demande ».
    Cette rubrique rappelle la date de votre demande initiale, l'état actuel de votre demande et la date de passage à cet état.
  • Les informations bibliographiques.
    Un document demandé possède toujours :
  • L'historique de la demande, sous forme de tableau.
    Le tableau liste :
    • Tous les états par lesquels cette demande est passée, depuis sa création jusqu'à son état actuel.
    • La date de chaque état.
    • Le commentaire associé à chaque état.

Les états des demandes et les commentaires

Les tableaux concernant les demandes contiennent une colonne « Etat » qui permet de connaître le stade de chaque demande, depuis son enregistrement sur PLATON jusqu'à l'adaptation du document.

Dans la page intitulée « Détail d'une demande », le tableau « Historique de la demande » affiche le commentaire lié à chaque état par lequel est passée la demande.

Intitulé de l'état Signification Commentaire
Enregistré
  • La demande est prise en compte
  • La demande, vérifiée par la BnF, est valide
  • « Création de la demande » (Commentaire automatique)
    ou précisions supplémentaires indiquées par l'organisme dans le formulaire de demande.
  • « Demande enregistrée » (Commentaire automatique).
En vérification

La demande a été enregistrée.
La BnF vérifie les informations bibliographiques saisies manuellement, ou complète les champs obligatoires (Titre, Auteur, Editeur) non renseignés par la recherche automatique dans le catalogue général de la BnF, ou encore contacte un éditeur non encore référencé sur PLATON.

Le commentaire automatique précise la raison de la vérification de votre demande par la BnF : « Editeur non valide ou non inscrit », par exemple.

Non valide

La demande n'est pas valide et n'a pas pu être transmise à l'éditeur, par exemple parce que le document demandé n'a pas pu être identifié, ou parce que sa date de dépôt légal est supérieure à dix ans ou antérieure au 4 août 2006.

Dans la page de « Détail de la demande » se trouve indiqué le motif de non validité, automatique ou saisi par la BnF.

Transmis éditeur
  • La demande valide a été communiquée à l'éditeur.
  • La demande a été retransmise à l'éditeur à la suite d'une non-conformité.
L'éditeur est légalement tenu de transmettre le document dans un délai de deux mois à compter de la date de transmission de la demande à l'éditeur par la BnF.
  • « Demande transmise à l'editeur » (Commentaire automatique)
  • Motif de non-conformité saisi par la BnF pour que l'éditeur procède à un nouveau transfert
Refusé éditeur
  • L'éditeur a rejeté la demande.
    Il a obligatoirement dû s'en justifier. Le motif de ce refus vous est communiqué dans la page de « Détail de la demande ».
  • Le compte de l'éditeur sur PLATON a été désactivé, par exemple à la suite du rachat de son fonds par un autre éditeur.
  • Motif de refus saisi par l'éditeur.
  • « Editeur non valide ou non inscrit » (Commentaire automatique).
En retard

L'éditeur n'a pas livré le document dans le délai légal de 45 jours à partir de l'envoi de la demande.

« Pas de réponse de l'éditeur » (Commentaire automatique)

A télécharger

Le document demandé a été transmis par l'éditeur.
L'organisme demandeur, averti par courriel, dispose de quinze jours pour télécharger le document.
Dès qu'un document a été livré par un éditeur, il apparaît dans le catalogue de PLATON.

« Document [numéro d'EAN] en attente de télechargement » (Commentaire automatique).

Annulé

La demande a fait l'objet d'une annulation.

Motif de l'annulation saisi par l'organisme d'adaptation ou la BnF.

Non téléchargé

Le document demandé, transmis par l'éditeur, n'a pas été téléchargé par l'organisme demandeur dans le délai de quinze jours suivant la notification de sa livraison.
Pour avoir accès au document, l'organisme doit effectuer une nouvelle demande.

« Document non téléchargé dans le délai de quinze jours suivant la transmission par l'éditeur » (Commentaire automatique).

En cours d'adaptation

L'organisme a confirmé avoir bien téléchargé le document.

« Adaptation en cours » (Commentaire automatique).

Non conforme - A confirmer

L'organisme ayant reçu un document non conforme à sa demande, a effectué une déclaration de non-conformité.

Motif de non-conformité saisi par l'organisme d'adaptation.

Adapté

L'organisme demandeur a déclaré la fin et le type d'adaptation(s) réalisée(s) indiqué la fin et le type d'adaptation(s) réalisée(s), grâce à l'onglet « Déclarer l'adaptation ».

« Document adapté » (Commentaire automatique).

Les précisions sur les parties adaptées saisies par l'organisme agréé sont visibles dans le « Détail du document » de l'onglet « Catalogue ».

Suivre vos abonnements

Onglet « Mes abonnements »

L'onglet « Mes abonnement » :

  • contient, sous forme de tableau, la liste de toutes les demandes d'abonnement à des titres de périodiques que vous avez effectuées ;
  • permet d'effectuer une recherche sur l'ensemble de vos demandes d'abonnement.

Pour rechercher une demande :

  • Utiliser le formulaire de recherche qui précède le tableau listant vos demandes.
    Cliquer sur « Ouvrir » ou « Fermer » pour déplier ou masquer le formulaire de recherche.
  • Cliquer sur les flèches de tri présentes sur les colonnes du tableau.

Connaître le « Détail d'un abonnement »

Cliquer sur le pictogramme Détail dans la colonne « Action » du tableau « Liste des abonnements ».
Vous accédez à la page de « Détail de la demande d'abonnement ».

Cette page de « Détail de la demande » est constituée de trois rubriques :

  • « La demande ».
    Cette rubrique rappelle la date de votre demande initiale, l'état actuel de votre demande et la date de passage à cet état.
  • Les informations bibliographiques.
  • La liste des adaptations.
  • L'historique de la demande, sous forme de tableau.
    Le tableau liste :
    • Tous les états par lesquels cette demande est passée, depuis sa création jusqu'à son état actuel.
    • La date de chaque état.
    • Le commentaire associé à chaque état.

Les états des abonnements et les commentaires

Le tableau de la page « Mes abonnements » contiennt une colonne « Etat » qui permet de connaître le stade de chaque demande, depuis son enregistrement sur PLATON jusqu'à l'adaptation du document.

Dans la page intitulée « Détail de l'abonnement », le tableau « Historique de la demande » affiche le commentaire lié à chaque état par lequel est passée la demande.

Intitulé de l'état Signification Commentaire
Abonné Début ou reprise de l'abonnement
  • Lors de la demande intiale, le commentaire automatique est : « Création de l'abonnement » ;
  • Lors d'un réabonnement, le commentaire est le motif saisi lors de la demande de réabonnement.
Suspendu La demande d'abonnement est suspendue Le commentaire est le motif saisi par l'organisme agréé ou la BnF
lors de la suspension de l'abonnement.

Archiver : « Mon historique »

Sur la page d'accueil, la rubrique « Mon historique » vous permet d'archiver l'ensemble de vos demandes de livres et de périodiques à l'unité.

Les compteurs de la rubrique « Mon historique »

Les compteurs sont des liens qui qui vous permettent d'accéder à la liste filtrée de vos demandes, sauf celui sur le « Nombre d’éditeurs sollicités » .

  • Le compteur « Demandes créées »
    recense toutes vos demandes enregistrées sur PLATON.

  • Le compteur « Demandes annulées »
    comptabilise les demandes auxquelles vous avez renoncé.

  • Le compteur « Documents livrés »
    dénombre tous les documents que vous avez demandés et qui ont été transmis par les éditeurs.

  • Le compteur « Document non téléchargés »
    chiffre les documents livrés par les éditeurs mais non téléchargés par votre organisme dans le délai de quinze jours suivant la notification par la BnF de leur transmission.

  • Le compteur « Documents adaptés »
    nombre les documents dont vous avez déclaré la fin du travail d'adaptation.

  • Le compteur « Documents déclarés non conformes »
    répertorie les documents numériques livrés que vous avez déclarés non conformes (défectueux).

  • Le compteur « Nombre d'éditeurs sollicités »
    compte le nombre de maisons ou groupes éditoriaux inscrits sur PLATON à qui vous avez adressé des demandes.

L'export de « Mon historique » (Ce service est en cours de développement)

Sur votre page d'accueil, la rubrique « Mon historique » contient le lien « Exporter le détail de mon historique », qui vous permet d'exporter l'historique de vos demandes de livres et de périodiques à l'unité sous forme de tableur.

  1. Cliquer sur le lien« Exporter le détail de mon historique ».
    Vous accédez à la page intitulée « Exporter l'historique de mes demandes ».
  2. Utiliser le formulaire de recherche.
    Vous pouvez filtrer votre historique par :
    • EAN 13
    • ISBN / ISMN
    • Date de la demande, au format jour/mois/année
    • Etat (de la demande)
    • Editeur
    • Type d'adaptation
    • Date d'adaptation, au format jour/mois/année
  3. Le tableau « Liste des demandes » contient quatre colonnes :
    • Identifiant du document (EAN)
    • Editeurs
    • Etat de la demande
    • Adaptaton
    • Date d'adaptation
  4. Cliquer sur le bouton « Exporter » en format CSV
    Le fichier sous forme de tableur "Liste des demandes" s'affiche.
    Il contient huit colonnes :
    • Date de la demande
    • Titre
    • Auteur
    • Identificant du document (EAN)
    • Editeur
    • Etat de la demande
    • Type d'adaptation
    • Date d'adaptation

Evaluer : « Mes statistiques » (Ce service est en cours de développement)

La rubrique « Mes statistiques » se situe sur votre page d'accueil, en haut à droite.

Ce sont des statistiques en temps réel qui récapitulent les états de vos demandes de livres et de périodiques à l'unité au moment où vous les consultez.
Elles ne se substituent pas à la rubrique « Mon historique », laquelle archive vos demandes.

Elles vous permetttent un auto-contrôle. Ainsi, l'indicateur du nombre de documents en cours d'adaptation ne doit pas être trop élevé ; sinon, c'est que vos demandes sont trop nombreuses par rapport à vos capacités d'adaptation.

Intitulé Signification
Demandes traitées manuellement

Rapport, exprimé en pourcentage, entre le nombre de demandes à l'état « Vérification BnF » et le nombre de demandes créées

Demandes transmises

Rapport, exprimé en pourcentage, entre le nombre de demandes valides (passées à l'état « Transmis éditeur ») et le nombre de demandes créées

Demandes acceptées editeurs

Rapport, exprimé en pourcentage, entre le nombre de demandes acceptées par les éditeurs et le nombre de demandes valides (passées à l'état « Transmis éditeur » )

Demandes sans réponse

Rapport, exprimé en pourcentage, entre le nombre de demandes dont le délai légal de dépôt par l'éditeur est dépassé et le nombre de demandes valides (passées à l'état « Transmis éditeur » )

Documents livrés

Rapport, exprimé en pourcentage, entre le nombre de documents livrés et le nombre de demandes acceptées par les éditeurs

Demandes annulées

Rapport, exprimé en pourcentage, entre le nombre de demandes annulées et le nombre de documents reçus au téléchargement

Documents déclarées non conformes

Rapport, exprimé en pourcentage, entre le nombre de documents déclarés non conformes et le nombre de documents reçus au téléchargement

Documents en cours d'adaptation

Rapport, exprimé en pourcentage, entre le nombre de documents en cours d'adaptation et le nombre de documents reçus au téléchargement

Documents adaptés

Rapport, exprimé en pourcentage, entre le nombre de demandes closes par une déclaration de fin d'adaptation et le nombre de demandes en cours d'adaptation

Consulter le catalogue

Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Catalogue ».

Le catalogue vous permet de savoir :

  • Si un document a déjà été déposé sur PLATON par l'éditeur.
    Un document entre dans le catalogue dès qu'il a été transmis par l'éditeur : il peut être en cours d'adaptation par un organisme agréé.
    Si vous demandez un document du catalogue (déjà transmis par un éditeur), ce document sera mis à votre disposition immédiatement au téléchargement quelle que soit sa date de dépôt légal. L'éditeur sera informé de votre demande et des adaptations que vous avez déclarées en consultant le catalogue.

  • Le nom, le poids, le format des fichiers transmis par l'éditeur.

  • L'(ou les) adaptation(s) réalisée(s) et le nom de l'organisme adaptateur : vous pouvez ainsi mutualiser les travaux d'adaptation.

La catalogue de PLATON ne se substitue pas à la BDEA : pour mutualiser les travaux d'adaptation avec les organismes ayant reçu l'agrément simple, il vous est recommandé de déclarer vos adaptations dans la BDEA.

Consulter le catalogue des monographies

Pour rechercher un document

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Catalogue ».
    La page présente deux onglets : « Monographie » et « Périodique ». Par défaut, l'onglet « Monographie » est affiché.
  2. Utiliser le formulaire de recherche.

    • Cliquer sur « Ouvrir » ou « Fermer » pour déplier ou masquer le formulaire de recherche.
    • Croiser plusieurs critères si besoin.
      Si vous rechercher par « Date », veuillez saisir la date dans le format : jj/mm/aaaa.
    • Cliquer sur « Valider ».
    • Cliquer sur « Effacer » pour effacer les critères de recherche et en effectuer éventuellement une nouvelle.
  3. Cliquer sur les flèches de tri présentes sur les en-têtes des colonnes du tableau.

Pour accéder au « Détail du document » sur l'onglet « Monographie » du « Catalogue »

Dans la colonne « Action », cliquer sur le pictogramme Détail.
Le détail présente quatre rubriques :

  • Les informations bibliographiques du document.

    Un document demandé possède toujours :
  • Les informations sur le document numérique : poids et type de format.
    Le type de format est calculé par l'application en fonction des types de fichiers déposés. Le référentiel est le suivant : InDesign, PDF, Traitement de texte (.odt, .docx, .rtf, etc.), XML/ePub, Autre.

  • La liste des demandes de ce document.
    Elle contient, sous forme de tableau, les noms des organismes demandeurs et, pour chacun, la date de création de la demande, l'état actuel (« A télécharger », « En cours d'adaptation » ou « Adapté », par exemple) et la date de début de cet état.

  • La liste des adaptations réalisées.
    Elle contient, sous forme de tableau, les noms des organismes adaptateurs, les types d'adaptations réalisées, leur nombre, leur date, des précisions éventuelles sur les parties de l'ouvrage qui ont été adaptées.

  • Le fichier compressé contenant l'ensemble des fichiers livrés.
    Elle indique le poids du compressé contenant le document entier entre parenthèses.

  • La liste des fichiers disponibles dans le compressé.
    Elle contient, sous forme de tableau, chacun des fichiers transmis par l'éditeur et présente : son nom, sa taille et son format.

Consulter le catalogue des périodiques

Pour rechercher un périodique

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Catalogue ».
    La page présente deux onglets : « Monographie » et « Périodique ». Par défaut, l'onglet « Monographie » est affiché. Cliquer sur « Périodique ».
  2. Utiliser le formulaire de recherche.

    • Cliquer sur « Ouvrir » ou « Fermer » pour déplier ou masquer le formulaire de recherche.
    • Croiser plusieurs critères si besoin.
      Si vous rechercher par « Date », veuillez saisir la date dans le format : jj/mm/aaaa.
    • Cliquer sur « Valider ».
    • Cliquer sur « Effacer » pour effacer les critères de recherche et en effectuer éventuellement une nouvelle.
  3. Cliquer sur les flèches de tri présentes sur les en-têtes des colonnes du tableau.

Pour accéder au « Détail du périodique » sur l'onglet « Périodique » du « Catalogue »

Dans la colonne « Action », cliquer sur le pictogramme Détail.
Le détail présente quatre rubriques :

  • Les informations bibliographiques du document.

  • La liste des fascicules disponibles.
    Elle contient, sous forme de tableau, tous les fascicules déposés.
    La colonne « Action » permet d'accéder au détail du fasicule.

  • La liste des numéros spéciaux disponibles.
    Elle contient, sous forme de tableau, tous les numéros spéciaux déposés.
    La colonne « Action » permet d'accéder au détail du numéro spécial.

  • La liste des adaptations réalisées.
    La liste des adaptations réalisées se présente sous forme de deux onglets, « Abonnements » et « Numéros unitaires ».
    • L'onglet « Abonnements »
      liste les adaptations des périodiques demandés en mode abonnement.
    • L'onglet « Numéros unitaires »
      liste les demandes des fascicules et numéros spéciaux ainsi que les adaptations réalisées.

Aide en ligne pour les éditeurs

Paramétrer votre compte

Description du fonctionnement des comptes sur PLATON

Un compte

Un compte est un accès un PLATON.

Chaque compte est responsable de la confidentialité de l'identifiant et du mot de passe et de toutes interventions et actions qui pourront être faites sous son identifiant et/ou avec son mot de passe.
Il s'engage à informer immédiatement la BnF de toute utilisation non autorisée de son identifiant et/ou de son mot de passe, et/ou de toute atteinte à la sécurité.
Il doit changer régulièrement son mot de passe et s'assurer qu'à l'issue de chaque session il s'est bien déconnecté.

Il existe deux types de comptes : principal et secondaire.

Le compte principal

Il s’agit de la personne responsable de l’utilisation du compte PLATON pour le compte de l’éditeur. Il administre le compte. La BnF lui communique ses codes d’accès à la plateforme PLATON par courrier et courriel, après réception du formulaire d'inscription Cerfa.
Ses coordonnées sont modifiables par la BnF sur demande.
Il a la responsabilité de :

  1. s'assurer que l'utilisation de PLATON s'effectue dans le respect de la législation en vigueur ;
  2. coordonner l'utilisation de PLATON par les différents comptes secondaires de la maison d'édition ;
  3. gérer les comptes secondaires : ouvrir, inactiver (en cas de longs congés) supprimer (en cas de départ) les comptes suppléants ;
  4. paramétrer les destinataires des courriels.

Les comptes secondaires

Il s’agit de personnes qui assistent le compte principal de PLATON. Il peut s’agir de responsables techniques.

C'est le compte principal qui administre les comptes secondaires, après avoir indiqué à la BnF le nombre de comptes suppléants dont il a besoin.

Le compte secondaire reçoit automatiquement par courriel ses codes d'accès lorsqu'il est inscrit par le compte principal.

Les destinataires des courriels

Les destinataires des courriels reçoivent les courriels relatifs aux demandes adressés par la BnF.

Les courriels secondaires peuvent être paramétrés « en action » (aa) ou « en copie » (cc).

C'est le compte principal qui a la responsabilité de paramétrer les destinataires des courriels et de s'assurer ainsi de la bonne réception des courriels envoyés par la BnF.

Les radicaux éditeurs ISBN et/ou ISMN éditeur

Le dépôt sur un compte FTP

S'inscrire à PLATON

  • Si vous êtes le compte principal :

    Vous êtes inscrit à la Plateforme de Transfert des Ouvrages Numériques dès réception du Le formulaire d'inscription Cerfa par le centre Exception handicap.

    Vos codes personnels d'accès, identifiant et mot de passe, vous sont envoyés par courrier recommandé et courriel par la BnF.

  • Si vous êtes un compte secondaire :

    Votre compte (inscription, modification, suppression) est géré par le compte principal.
    Vos codes personnels d'accès, identifiant et mot de passe, vous sont envoyés par courriel automatiquement lors de la création de votre compte par l'administrateur compte principal.
    Pour demander la possibilité d'ouvrir plus de comptes secondaires, le compte principal contacte le centre Exception handicap.

Chaque compte est responsable de la confidentialité de l'identifiant et du mot de passe et de toutes interventions et actions qui pourront être faites sous son identifiant et/ou avec son mot de passe.
Il s'engage à informer immédiatement la BnF de toute utilisation non autorisée de son identifiant et/ou de son mot de passe, et/ou de toute atteinte à la sécurité.
Il doit s'assurer qu'à l'issue de chaque session il s'est bien déconnecté.

Modifier les radicaux éditeurs ISBN et/ou ISMN pour les éditeurs de monographies

Description du fonctionnement de PLATON par radicaux éditeurs ISBN et ISMN

Vous recevez toutes les demandes correspondant aux radicaux éditeurs ISBN ou ISMN de votre maison d'édition référencés sur PLATON.

En effet, l'organisme agréé formule une demande à partir de l'ISBN ou de l'ISMN. L'application PLATON recherche le radical éditeur contenu dans cet identifiant et le transmet automatiquement à l'éditeur concerné.

  • dans un ISBN de la forme 978-2-xx-yyyyyy-z, le radical éditeur ISBN a la structure 978-2-xx
    avec xx, de taille variable
    yyyyy, chiffre correspondant au numéro de l’ouvrage pour l’éditeur
    z, une clé.

  • dans un ISMN de la forme 979-0-xx-yyyyyy-z, le radical éditeur ISMN a la structure 979-0-xx
    avec xx, de taille variable
    yyyyy, chiffre correspondant au numéro de l’ouvrage pour l’éditeur
    z, une clé.

    La forme ancienne a la structure « M-xx-yyyyy-z » ; les nouveaux radicaux éditeurs ISMN ont la même structure que l'ISBN mais commencent par 979-0-.

Si votre maison d'édition ne possède pas de radical éditeur ISBN ou ISMN, la transmission de la demande de l'organisme agréé est effectuée manuellement par la BnF.

Dans ce cas, et à chaque fois qu'un document est commercialisé sans EAN, ISBN ni ISMN, un identifiant de la forme CLExxxxxxxxxx est généré : il s'agit de la clé nécessaire à l'application PLATON pour identifier de façon unique le document.

  • CLE signifie qu'il s'agit d'une clé d'identification générée par PLATON pour identifier de façon unique le document.
  • xxxxxxxxx est un nombre séquentiel composé de 10 chiffres.

Mise à jour des radicaux éditeurs ISBN et ISMN

Les radicaux éditeurs ISBN et/ou ISMN de votre compte sont saisis et modifiés par la BnF selon vos indications, afin de s'adapter aux besoins de votre organisation interne.

Le compte principal a la responsabilité de veiller à ce que toutes les demandes correspondant aux radicaux éditeurs ISBN et/ou ISMN dont il est en charge soient traitées.
Il doit donc informer le centre Exception handicap de toute modification de ses radicaux ISBN ou ISMN éditeurs.

Choisir le transfert par FTP

Description du fonctionnement du mode de transfert par FTP

Pour chaque titre, vous pouvez choisir d'effectuer les transferts :

  • sur PLATON 
  • sur un compte FTP crypté que vous ouvre la BnF.

Paramétrage de vos transferts sur un compte FTP

Si vous souhaitez bénéficier de la possibilité de déposer les fichiers par sFTP (crypté), veuillez demander l'ouverture d'un compte au centre Exception handicap.
Vous conservez la possibilité d'effectuer aussi des dépôts sur PLATON, et de consulter l'historique de toutes vos demandes.

Seules les demandes reçues après l'ouverture du compte FTP peuvent être traitées via ce compte. Les dépôts des demandes antérieures sont à effectuer sur PLATON.

Voir aussi la rubrique Transférer par FTP.

Modifier les données personnelles

C'est le compte principal qui administre les comptes secondaires.
Le compte principal inscrit par la BnF a la responsabilité de créer, d'administrer tous les comptes utilisateurs secondaires, de les inactiver en cas de longs congés, de les supprimer en cas de départ.

Conformément aux « Recommandations d'utilisation » de la plateforme, vous devez :

  • Changer régulièrement votre mot de passe.

  • Si vous êtes le compte principal, mettre jour les informations concernant votre compte, votre fonction et/ou votre courriel :

    1. Cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
    2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
    3. Dans la rubrique « Compte principal : responsable du dossier Exception handicap », modifier les champs « Fonction », « Téléphone » et/ou « Courriel ».
    4. Dans la rubrique « Destinataires des courriels », mettre à jour les adresses électroniques, afin que les notifications de demandes soient bien transmises à vous et vos équipes.

    Pour toute autre modification, veuillez contacter lecentre Exception handicap de la BnF..

  • Si vous êtes un compte secondaire, les modifications sont saisies par le compte principal.

Gérer les comptes secondaires

Cette fonction relève de la responsabilité du compte principal.
Le compte principal inscrit par la BnF a à charge de créer, d'administrer tous les comptes utilisateurs secondaires, de les clore en cas de départ.

Créer un compte secondaire

  1. Cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
  2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
  3. Dans la rubrique « Comptes secondaires », cliquer sur le bouton « Créer un nouveau compte secondaire ».
    Le bouton « Creér un nouveau compte secondaire » est gris lorsque le nombre maximum de compte(s) secondaire(s) demandé(s) dans le formulaire d'inscription est atteint.
    Pour demander la possibilité d'ouvrir plus de comptes secondaires, le compte principal contacte le centre Exception handicap.

Supprimer un compte secondaire

  1. Cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
  2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
  3. Aller à la rubrique « Comptes secondaires ».
  4. Dans la colonne « Action » du tableau synthétique intitulé « Liste des comptes secondaires », cliquer le pictogramme Supprimer.

Modifier un compte secondaire

  1. Cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
  2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
  3. Aller à la rubrique « Comptes secondaires ».
  4. Dans la colonne « Action » du tableau synthétique intitulé« Liste des comptes secondaires », cliquer le pictogramme Modifier.

    Vous accédez à la page de « Détail d'un compte secondaire ».

    Vous pouvez :

    • Mettre à jour la fonction et le numéro de téléphone du compte secondaire.
    • Activer ou désactiver ce compte secondaire : vous lui permettez d'accéder à PLATON ou lui en refusez l'accès temporairement.

Pour toute autre modification, veuillez contacter le centre Exception handicap de la BnF..

En cas de problème de sécurité concernant un compte secondaire, le compte principal a la responsabilité de désactiver immédiatement ce compte afin de lui fermer l'accès à PLATON.

Gérer les destinataires des courriels

Connaître les objets des courriels

Paramétrer les destinataires des courriels

  • Le courriel principal
    Le courriel principal est saisi par la BnF : par défaut, il est celui du responsable du dossier Exception handicap, c'est-à-dire du compte principal administrateur.

  • Deux courriels secondaires
    Afin de continuer à traiter les demandes des organismes agréés en cas d'absence de la personne au courriel principal, il est fortement recommandé de renseigner les deux courriels secondaires.
    Cette fonction de paramétrer les courriels secondaires relève de la responsabilité du compte principal.

    1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
    2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
    3. Aller à la rubrique « Destinataires des courriels ».
    4. Deux champs intitulés « Courriel secondaire » sont en mode édition : saisir le(s) courriel(s).
  • Un courriel d'alerte
    Le courriel d'alerte reçoit le dernier rappel, celui envoyé à 45 jours, soit à 3 jours du délai légal maximum.
    Il est celui du responsable chargé d'effectuer un rappel auprès de ses équipes.

    1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
    2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
    3. Aller à la rubrique « Destinataires des courriels ».
    4. Le champ « Courriel d'alerte » est en mode édition : saisir le courriel.
      Le courriel d'alerte est toujours « en action » (aa) et non simplement « en copie » (cc).

    Le compte principal a la responsabilité de s'assurer que les adresses électroniques saisies sont valides et à jour, afin que chaque demande d'un organisme d'adaptation agréé soit reçue et traitée.

Paramétrer les destinataires « en action » ou « en copie »

Les courriels secondaires peuvent être paramétrés « en action » ou « en copie » par le compte principal :

  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Mon compte ».
  2. Cliquer sur le bouton « Modifier ».
  3. Aller à la rubrique « Destinataires des courriels ».
  4. Pour chaque « Courriel secondaire » choisir le « type » : soit « en action », soit « en copie ».

Pour agir

Se tenir informé : les courriels

Paramétrer les destinataires des courriels

Connaître les objets des courriels

Les objets des courriels automatiques sont les suivants :

  • « Demande de document. »
    Un organisme agréé a formulé la demande d'un document numérique.
    A partir de la date de réception de ce courriel, vous disposez légalement d'un délai légal maximum de 45 jours pour transférer le document demandé en format structuré.
    Le courriel contient un lien vers le « Détail de la demande » sur PLATON.
    La demande est à l'état « Demande en attente ».

  • « Rappel : demande de document ».
    Le cas échéant, 22 jours après le courriel de « Demande de document », un courriel de rappel est envoyé.
    A partir de la date de réception de ce courriel, vous disposez légalement d'un délai maximum de 23 jours pour transférer le document demandé en format structuré.
    Le courriel contient un lien vers le « Détail de la demande » sur PLATON.
    La demande est à l'état « Demande en attente ».

  • « Dernier rappel : demande de document ».
    Le cas échéant, 42 jours après le courriel de « Demande de document », un autre courriel de rappel est envoyé.
    A partir de la date de réception de ce courriel, vous disposez légalement d'un délai maximum de 3 jours pour transférer le document demandé en format structuré.
    Si le compte principal a paramétré le « courriel d'alerte », la personne responsable correspondant à ce courriel d'alerte reçoit aussi ce second rappel et peut ainsi agir pour que le délai légal des deux mois soit respecté.
    Le courriel contient un lien vers le « Détail de la demande » sur PLATON.
    La demande est à l'état « Demande en attente ».

    Au-delà du délai légal de 45 jours, la demande passe à l'état « En retard » tant que le document n'a pas été livré.

  • « Notification : document transmis non conforme ».
    Lorsqu'un document transmis a été déclaré non conforme par l'organisme agréé, en raison d'une partie manquante par exemple, et que la BnF valide cette déclaration de non-conformité, la demande vous est retransmise.

    Vous recevez alors un courriel vous demandant de transférer le document conforme à la demande.
    Le courriel contient un lien vers le « Détail de la demande » permettant connaître le motif de la non-conformité.
    Sur la page d'accueil, dans la rubrique « Mes tâches en instance », le lien « Documents livrés non conformes » vous permet d'accéder à la liste des documents livrés non conformes à re-transférer.
    La demande est à l'état « Livraison non conforme ».

Utiliser la rubrique « Mes tâches en instance »

Sur la page d'accueil, la rubrique « Mes tâches en instance » permet de suivre l'état de vos demandes et vous rappelle les actions à effectuer grâce aux trois liens suivants :

  • « Demandes en attente ».
    Ce lien vous donne accès à la page intitulée « Mes demandes en attente », qui présente :
    • Un formulaire de recherche parmi les demandes en attente de réponse
    • La « Liste des demandes » en cours de traitement, c'est-à-dire aux états :
      • « Demande en attente »
      • « En retard »
      • « Livraison non conforme »

    Dans la colonne « Action » du tableau, cliquer sur le pictogramme :

  • « Documents en retard de livraison ».
    Ce lien vous donne accès aux documents que vous n'avez pas transmis dans le délai légal des 45 jours à compter de la date d'envoi du courriel de « Demande de document ».
    Veuillez régulariser au plus vite le dépassement du délai légal.

  • « Documents livrés non conformes ».
    Ce lien vous donne accès aux documents à re-transmettre parce que la première livraison n'était pas conforme, en raison de pages sont manquantes, par exemple.
    C'est l'organisme agréé qui a déclaré à la BnF que le document n'est pas conforme à l'oeuvre imprimée demandée. Après vérification, le cas échéant, la BnF vous retransmet la demande.
    Attention : Pour éviter d'avoir à effectuer un nouveau transfert, veuillez vérifier que les fichiers transmis comportent toute l'oeuvre, notamment la couverture et les images et tableaux.

Connaître les pictogrammes

Les pictogrammes dans les « Informations bibliographiques »

En cliquant sur le pictogramme Détail, vous accédez au détail du document ou de la demande. Cette page peut présenter les pictogrammes suivants :

Pictogramme Signification
Périodique Périodique
Livre scolaire Livre scolaire
Partition musicale Partition musicale
Rappel des informations relatives au dépôt légal Rappel des informations relatives au dépôt légal

Les pictogrammes d'« Action » dans les tableaux listant vos demandes

Les pages de réponse aux demandes et de paramétrage du compte contiennent les pictogrammes d'action suivants :

Pictogramme Signification
Détail Accéder au détail
(d'une demande, d'un document du catalogue, d'un compte secondaire)
Répondre Répondre à la demande
Supprimer Supprimer (un fichier, un compte secondaire)
Modifier Modifier (un compte secondaire)

Répondre aux demandes

Rappels

  • Il est important de paramétrer d'autres courriels que le « Courriel principal », afin que votre maison d'édition se tienne informée des demandes en cas d'absence de la personne au « Courriel principal » et soit en mesure de traiter toutes les demandes dans le délai légal de 45 jours.
  • Vous êtes informé par courriel qu'un organisme d'adaptation agréé vous demande un document.
    Cette notification vous permet de vous rendre sur PLATON ou sur votre compte FTP pour traiter la demande.
    Il peut s'agir :
    • d'une demande intiale
    • d'une demande renouvelée, suite à un premier transfert non conforme à l'oeuvre imprimée.

    A partir de la date du courriel de « Demande de document » notifiant qu'un organisme est en attente d'un document, vous disposez d'un délai légal maximum de 45 jours pour transmettre les fichiers correspondants.
    Afin d'améliorer l’accès des personnes en situation de handicap à la lecture, il est recommandé de transmettre les documents le plus rapidement possible.
    Les fichiers sources des manuels scolaires doivent être déposés dès parution sans demande préalable.

Connaître la « Liste des demandes » en attente de traitement

  • Pour accéder à la « Liste des demandes » en attente de traitement, vous pouvez :
    • Cliquer sur le lien « Détail de la demande » dans le courriel de « Demande de document ».
    • Cliquer sur le lien « Demandes en attente » dans la rubrique « Mes tâches en instance » de la page d'accueil.
    • Cliquer le cas échéant sur le lien « Documents livrés non conformes » dans la rubrique « Mes tâches en instance » de la page d'accueil.
    • Cliquer sur l'onglet « Transférer » du menu.

    Vous accédez à la page « Mes demandes en cours ».
    Cette page présente un formulaire de « Recherche » parmi vos demandes en attente de traitement et un tableau listant vos demandes.

  • Pour accéder à la page de « Détail de la demande », cliquer sur le pictogramme Détail dans le tableau intitulé « Liste de mes demandes ».
    Cette page est constituée de trois rubriques :

    • La demande.
    • Informations bibliographiques.
    • Historique de la demande.

Transférer un document

Transférer une monographie ou un fascicule de périodique sur PLATON

La page « Mes demandes en cours » contient un formulaire de « Recherche » parmi vos demandes en attente de traitement, et un tableau listant vos demandes.

  1. Sur la page « Mes demandes en cours », cliquer sur le pictogramme Répondre.
    Vous accédez à la page intitulée « Transférer le document numérique ».
  2. Descendre la page jusqu'à la rubrique « Transférer le document ».
  3. Sélectionner le fichier.
  4. Cliquer sur « Ajouter à la liste ».
    Le fichier est alors listé dans le tableau « Liste des fichiers à transférer ».
  5. Renouveler les opérations 3 et 4 jusqu'à ce que les fichiers correspondant à l'oeuvre entière, couverture, images et tableaux compris (afin qu'une description puisse être effectuée), soit listés.
  6. Cliquer sur « Transmettre le document »

Astuce : Grouper tous vos fichiers dans un fichier compressé (de type .zip, par exemple), afin de n'avoir à effectuer l'opération 4 et 5 qu'une seule fois.

Transférer un document sur un compte FTP

Vous pouvez également consulter le guide d'utilisation pour les éditeurs.

  1. Ouverture d'un compte FTP crypté
    Veuillez contacter le centre Exception handicap afin qu'un compte sFTP (crypté) vous soit ouvert.
    Vos codes d'accès vous sont communiqués par courriel.

    Les coordonnées du compte FTP peuvent être consultées sur PLATON en cliquant sur l'onglet « Mon compte ».

    Une fois paramétré le FTP sur lequel s'effectue les dépôts de fascicules, le fonctionnement est le suivant :

  2. Un répertoire est créé automatiquement sur le compte FTP par PLATON lorsqu'un organisme sollicite un document.
    Le nom du répertoire a la forme :

    • pour la presse : « [Titre du périodique]_[Numéro du fascicule] » (suivi de la mention « NS » pour « Numéro spécial » le cas échéant) ;
    • pour les livres : « [EAN] [25 premières lettres du titre] ».
  3. Glisser / déposer dans ce répertoire les fichiers correspondants au document.

    Pour que les fichiers déposés sur votre compte FTP puissent être versés automatiquement sur PLATON et supprimés du FTP, il est impératif que les fichiers soient déposés dans le répertoire dédié créé par l'application PLATON.

    Les fichiers sources des manuels scolaires doivent être déposés dans le sous-répertoire « ManuelsScolaires » éditeur et nommés par l'ean de l'imprimé et zippé.

  4. Tous les midis, les documents numériques déposés dans les répertoires dédiés sont automatiquement déplacés vers PLATON  les répertoires du FTP et les fichiers qu'ils contenaient sont détruits.

Vous conservez la possibilité de vous connecter sur votre compte PLATON afin de consulter l'historique de vos transferts, et d'y effectuer un transfert.

Seules les demandes reçues après l'ouverture du compte FTP peuvent être traitées via ce compte. Les dépôts des demandes antérieures à l'ouverture du compte FTP sont à effectuer sur PLATON, car il n'existe pas pour elles de répertoire sur le FTP permettant le déplacement automatique des dépôts vers PLATON.

Refuser une demande

Le refus doit être justifié..

La page « Mes demandes en cours » contient un formulaire de « Recherche » parmi vos demandes en attente de traitement, et un tableau listant vos demandes.

  1. Sur la page « Mes demandes en cours », cliquer sur le pictogramme Répondre.
    Vous accédez à la page intitulée « Transférer le document numérique ».
  2. Descendre la page et cliquer sur l'onglet « Refuser ».

Le motif de refus est enregistré par la BnF et transmis à l'organisme demandeur.

Un document refusé peut faire l'objet d'une nouvelle demande par un autre organisme.

Suivre vos demandes

L'onglet « Mes demandes »

L'onglet « Mes demandes » du menu :

  • liste exhaustivement toutes vos demandes, sous forme de tableau
  • permet d'effectuer une recherche sur l'ensemble de vos demandes, notamment par états.

Connaître le « Détail d'une demande »

Dans la colonne « Action » du tableau « Liste de mes demandes » , cliquer sur le pictogramme Détail.
Vous accédez à la page de « Détail de la demande ».

Cette page de « Détail de la demande » est constituée de trois rubriques :

  • « La demande ».
    Cette rubrique vous permet notamment de connaître le nom de l'organisme demandeur et la date de la demande.

  • Les informations bibliographiques.
    Un document demandé possède toujours :

    • Un identifiant (EAN, ISBN ou ISMN).
    • Un numéro de dépôt légal.
      Si le document ne possède pas encore de numéro de dépôt légal, parce qu'il n'a pas encore été déposé ou parce qu'il n'a pas encore été traité par le service du dépôt légal de la BnF, un numéro de Dépôt Légal Provisoire (DLP) est attribué au document. Il a la forme DLP-aaaammjj-xxxx :
      - DLP signifie « numéro de Dépôt Légal Provisoire ».
      - aaaammjj correspond à la date du jour de l'attribution du DLP.
      - xxxx est un numéro aléatoire.
      Le numéro de Dépôt Légal Provisoire est mis à jour dans le « Détail du document » lorsque le service du dépôt légal de la BnF attribue au document un numéro de dépôt légal, mais pas dans le « Détail de la demande » , c'est-à-dire dans l'onglet « Catalogue » mais non pas dans l'onglet « Mes demandes » , afin de conserver un historique de la demande telle qu'elle a été transmise à l'éditeur.
  • L'historique de la demande, sous forme de tableau.
    Le tableau liste :

    • Tous les états par lesquels cette demande est passée, depuis sa création jusqu'à son état actuel.

    • La date de chaque état.

    • Le commentaire associé à chaque état.

Les états des demandes et les commentaires

Les tableaux concernant les demandes contiennent une colonne « Etat » qui permet de connaître l'avancement de traitement de chaque demande,

Intitulé de l'état Signification de l'état

Demande en attente

La demande est en attente de traitement.

Refusé

Vous avez refusé la demande.

Contrôle livraison

Le document est en cours de réception sur PLATON.

Livraison conforme

Le document a bien été reçu.

Livraison non conforme

L'organisme agréé a signalé que le document transmis n'est pas conforme à l'oeuvre imprimée et, après vérification, la BnF vous a retransmis la demande afin que vous puissiez procéder à un nouveau transfert.

En retard

Vous n'avez pas transmis le document dans le délai légal des 45 jours. La demande doit être régularisée au plus vite.

Evaluer un tableau de suivi : « Exporter le détail de mon historique »

Sur la page d’accueil, cliquez sur « exporter mon historique », la page suivante s’affiche. Vous pouvez filtrer votre recherche par état (adapté par exemple).

Vous pouvez ensuite afficher la liste des résultats obtenus dans un tableur en cliquant sur « exporter ».

Connaître les adaptations réalisées des documents déposés

Exporter le détail de mon historique

Vous pouvez utiliser la fonction « Exporter le détail de mon historique » sur la page d'accueil en filtrant par état « adapté ».

Consulter le catalogue

Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Catalogue ».

Le catalogue vous permet de savoir :

  • Si un document a déjà été déposé sur PLATON par l'éditeur.
    Un document entre dans le catalogue dès qu'il a été transmis par l'éditeur. Celui-ci peut connaître toutes les demandes et adaptations réalisées.

  • Le nom, le poids, le format des fichiers transmis par l'éditeur.

  • L'(ou les) adaptation(s) réalisée(s) et le nom de l'organisme adaptateur.

Consulter le catalogue des monographies

Pour rechercher un document
  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Catalogue ».
    La page présente deux onglets : « Monographie » et « Périodique ». Par défaut, l'onglet « Monographie » est affiché.
  2. Utiliser le formulaire de recherche.

    • Cliquer sur « Ouvrir » ou « Fermer » pour déplier ou masquer le formulaire de recherche.
    • Croiser plusieurs critères si besoin.
      Si vous rechercher par « Date », veuillez saisir la date dans le format : jj/mm/aaaa.
    • Cliquer sur « Valider ».
    • Cliquer sur « Effacer » pour effacer les critères de recherche et en effectuer éventuellement une nouvelle.
  3. Cliquer sur les flèches de tri présentes sur les en-têtes des colonnes du tableau.

Pour accéder au « Détail du document » sur l'onglet « Monographie » du « Catalogue »

Dans la colonne « Action », cliquer sur le pictogramme Détail.
Le détail présente quatre rubriques :

  • Les informations bibliographiques du document.
    Un document demandé possède toujours :

  • Les informations sur le document numérique : poids et type de format.
    Le type de format est calculé par l'application en fonction des types de fichiers déposés. Le référentiel est le suivant : InDesign, PDF, Traitement de texte (.odt, .docx, .rtf, etc.), XML, ePub, Autre.

  • La liste des demandes de ce document.
    Elle contient, sous forme de tableau, les noms des organismes demandeurs et, pour chacun, la date de création de la demande, l'état actuel (« A télécharger », « En cours d'adaptation » ou « Adapté », par exemple) et la date de début de cet état.

  • La liste des adaptations réalisées.
    Elle contient, sous forme de tableau, les noms des organismes adaptateurs, les types d'adaptations réalisées, leur nombre, leur date, des précisions éventuelles sur les parties de l'ouvrage qui ont été adaptées.

  • Le fichier compressé contenant l'ensemble des fichiers livrés.
    Elle indique le poids du compressé contenant le document entier entre parenthèses.

  • La liste des fichiers disponibles dans le compressé.
    Elle contient, sous forme de tableau, chacun des fichiers transmis par l'éditeur et présente : son nom, sa taille et son format

Consulter le catalogue des périodiques

Pour rechercher un périodique
  1. Dans le menu, cliquer sur l'onglet « Catalogue ».
    La page présente deux onglets : « Monographie » et « Périodique ». Par défaut, l'onglet « Monographie » est affiché. Cliquer sur « Périodique ».
  2. Utiliser le formulaire de recherche.

    • Cliquer sur « Ouvrir » ou « Fermer » pour déplier ou masquer le formulaire de recherche.
    • Croiser plusieurs critères si besoin.
      Si vous rechercher par « Date », veuillez saisir la date dans le format : jj/mm/aaaa.
    • Cliquer sur « Valider ».
    • Cliquer sur « Effacer » pour effacer les critères de recherche et en effectuer éventuellement une nouvelle.
  3. Cliquer sur les flèches de tri présentes sur les en-têtes des colonnes du tableau.

Pour accéder au « Détail du périodique » sur l'onglet « Périodique » du « Catalogue »

Dans la colonne « Action », cliquer sur le pictogramme Détail.
Le détail présente quatre rubriques :

  • Les informations bibliographiques du document.

  • La liste des fascicules disponibles.
    Elle contient, sous forme de tableau, tous les fascicules déposés.
    La colonne « Action » permet d'accéder au détail du fasicule.

  • La liste des numéros spéciaux disponibles.
    Elle contient, sous forme de tableau, tous les numéros spéciaux déposés.
    La colonne « Action » permet d'accéder au détail du numéro spécial.

  • La liste des adaptations réalisées.
    La liste des adaptations réalisées se présente sous forme de deux onglets, « Abonnements » et « Numéros unitaires ».
    • L'onglet « Abonnements »
      liste les adaptations des périodiques demandés en mode abonnement.
    • L'onglet « Numéros unitaires »
      liste les demandes des fascicules et numéros spéciaux ainsi que les adaptations réalisées.

27 juin 2017